一、商务接待邮件简述
- 商业界人员使用电子器件邮件对外开放开展联系时，理应遵循一定的仁义标准，怎样正确应用电子器件邮件，编写规范化的商务接待Email，顺利地开展对外开放联系。
- 编写邮件有三种方式：写邮件、回应邮件、分享邮件。
- 三种方式各有千秋，但编写文件格式上都分成邮件主题、收件人详细地址、寒暄语、邮件内容、结语、落款
二、礼仪规范
1.邮件主题
务必写邮件主题
写商务接待邮件时，假如不写邮件主题，会有人觉得这则邮件并不重要。并且甚至还有人乃至不要看这则邮件。因此在写商务接待邮件的时候可以写邮件主题。
主题要确定、精炼与内容有关
主题要确定、精炼与内容有关，传达出另一方要了解的数据，将邮件内容归纳为1-2个语汇，而且还能区别对同一事物不一样信息内容，令人一望即知，便于另一方迅速理解与记忆力。假如邮件较为应急、关键，最好是在邮件名字最前面标明“应急”、“关键”。
√“有关XX工程项目的上交试卷日期”
X“你好”
2、收件人
- 写商务接待邮件时，一部分人很有可能不知道怎么写收件人的公司名字和部门名称。可是，为了便于找寻邮件及邮件归类，最好是标明收件人的公司名字、部门名称及其对方名字，尤其是在给日本顾客推送商务接待邮件时，一定要这样做。例：株式○○○，研发部 ○○老先生/女性。
- 传输电子器件信息以前，确定收件目标正确与否，以免引起不必要困惑。
- CC（密送）与BCC（密送、暗送）
① 在必需和明确的情形下，抄赠给相对应要搞清楚工作进展工作的人员。 督查抄赠给直接主管和项目负责人。
② 在收件人(To)、密送(CC)和密送(BCC)地址文本框内，能够键入对方E-mail详细地址(当有好几个详细地址时要分号或分号隔开)；还可以各自点一下每一个文本框前的蓝色连接开启“手机通讯录”对话框，选定所需要的手机联系人或工作组，点击“明确”按键，把要选详细地址导入到文本框。需要注意的是，收件人能够看见“密送[CC]”中地址，但看不见“密送[BCC]”中地址。
③ 假如不希望对方见到一大串的邮件地址，能选“单独推送”。
3、寒暄语
- 写商务接待邮件时，必须写寒暄语。
- 例：多谢你的照顾。
我就是XX企业的督查XX，XX新项目由我负责。
4、邮件内容
- 写邮件内容时，邮件内容一定不要过度。邮件内容超出80个文本时，有些邮件也许不会自动换行。假如1行邮件内容太长，另一方读这则邮件的时候往往会不便，因此在写邮件内容时，每排保持在35字左右。
- 为了能让邮件内容条理清晰，每5~6个人行为一段落，每个文章段落之间是插入一行空白行。
- 在线交流注重时效性，因此电子器件邮件的内容务求言简意赅，并求沟通交流经济效益。叫法，文章正文，完毕，落款/签字四点尽量要详细。
- 叫法
① 若是有收件人的名字的情况下,能让别人觉得更为友善。
② 若了解对方的胎儿性别能用：**女士、**小妹、**女性。
③ 假如了解对方身份能用：**经理、**主管、**老总、×总、×董、×主管。
- 文章正文保证主题确立，表达流畅，内容简约。在编写文章正文的时候还需要注意以下几个方面，以表文明礼貌与尊重，以免引起不必要困惑。
① 在编写英语信件时，仅对一两个词开展英文大写以表注重，全文会用英文大写是不礼貌。在编写中文情况下，仅对一部分以表注重的词汇选用字体加粗等形式。
② 千万不要在信函中宣泄不满意，应面对面沟通处理。
③ 回应信函时,必须再加上的部分全文，以便于另一方掌握回复内容。
④ 若摘抄的全文较长，先要把回应内容放进前边，全文内容后面。
⑤ 在收件人搞清楚其义时，可以使用俚语或简称。
⑥ 若是有配件，需要在文章正文处表明配件的内容和主要用途。
5、结语
不同类型的邮件内容，建议使用不同类型的结语。
- 假如可以提供明智的选择，需在结尾明确提出。如: 请你考虑到，出现任何必须资询，请电话或EMAIL与我联系。
- 最好的结尾要着眼未来。如：愿我们可以战略合作 。
- 末尾应表明诚挚：如：感谢你们抽时间商谈。
6、落款
- 写商务接待邮件时，一定要写落款。
- 企业统一落款：
三、常见问题
1、错码
现在大多数不同类型的邮件手机软件，有些邮件有HTML文件格式，有些邮件无法正常表明中国汉字。使用邮件app的情况下请做适度的人物设定以后，再推送邮件。
2、配件
尽量不要将Word文档、Excel文档、图象等立即导入到电子邮箱的附注中。会因Word文档、Excel文档等版本号不一样，另一方不能正常使用这个文本文档。并且，即便Word文档、Excel文档等版本号同样，这些word里可能会有病毒感染，那样对方计算机可能有感染病毒的危险性。配件建议使用谁都可以使用的文本文档。并且使用的配件最好是保持在100K上下。超大附件用QQ邮箱发。
3、CC、BCC
在推送商务接待邮件时，一定要CC或是BCC给相关负责人。督查抄赠给直接主管。
4、发邮件无subject主题，或是随意找一个之前的邮件立即回复一下。
不良影响：之前的邮件就是针对之前的某一件事情，邮件文章正文和主题都和现在事儿不相干，造成收件人一头雾水，没法迅速分辨。
5、邮件下边无签字（包含人的名字，公司名称，联系电话等）。
不良影响：造成收件人不知道你是谁？要记住，你一直在一段时间没跟客户沟通后，突然发以往个邮件，另一方难以分辨你是谁呀？来源于什么地方的什么公司？
6、顾客如果你已经ＣＣ，把邮件抄赠给第二个人，或是抄赠给2本人之上（有可能是顾客同事或是负责人），你回应的时候一定要按“reply all（修复所有）” ，而不能只回应寄件的那一个。
顾客发邮件ＣＣ的目的在于期待多人了解到了现阶段此事的工作进展，您有责任回应所有的人
7、回应顾客邮件的时候一定要” reply with all history”，别把历史时间信息删除，不然顾客不清楚此前发生的事和沟通的内容。也不要随便更改邮件的主题。一件事情，一个项目的邮件始终保持一个邮件主题。一样，不该给顾客看见的内容必须删掉再推送。
8、不能用比较难懂的简称，我们不是在打电报。如hv: have等。以防产生误会，也不能用俚语。
9、要是事儿较为复杂，多种多样得话，能用 1 2 3 4 标明。表述要简约，立即，确立。别把很多事写上一段中，显得十分冗杂，并没有逻辑性。
11、不能用过多惊叹号。你一直在一个邮件选用了过多惊叹号，效果也是与你一个都无需是一样的。
12、每一段正中间要空一行，便捷他人阅读文章。
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